# Tenue de livres et rapprochement bancaire automatisés > Le relevé de la banque et des cartes est lu chaque nuit; vos règles expliquent chaque ligne avec sa preuve, une personne approuve le reste, et tout est inscrit dans votre comptabilité. Page: https://www.visiona.ca/solutions/tenue-de-livres English: https://www.visiona.ca/en/solutions/bookkeeping-bank-reconciliation.md **Pour qui** : Comptabilité et direction des PME, avec QuickBooks, Zoho Books ou un ERP Voir la démo : https://www.visiona.ca/solutions/tenue-de-livres/demo (Démo sur des données fictives.) ## Le problème Chaque ligne du relevé est expliquée à la main : on cherche le reçu, on devine le compte, on sépare les taxes. Le mois se ferme en retard. - Des heures de rapprochement chaque mois - Des reçus perdus et des dépenses mal codées - Une fin de mois qui dépend d'une seule personne ## Ce que ça change Les lignes connues s'expliquent seules; votre équipe ne voit que les exceptions, avec la règle et la preuve. - Le mois fermé en quelques jours - Chaque écriture appuyée par sa pièce - Chaque décision journalisée ## Comment ça fonctionne - Les relevés de la banque et des cartes sont lus chaque nuit - Les reçus et factures reçus par courriel sont lus par l'IA - Vos règles rapprochent chaque ligne : fournisseur, compte, taxes, pièce - Une personne approuve ou explique le reste, puis tout est inscrit ## Cas d'usage anonymisé : Une entreprise de services de 15 employés, 250 lignes de relevé par mois La propriétaire rapproche le relevé de la banque et de deux cartes de crédit le soir, reçu par reçu, et le comptable reçoit une boîte de papiers à la fin de l'année. | Par transaction | Avant | Avec le cerveau | |---|---|---| | Expliquer une ligne du relevé | 3 min | 10 s | | Retrouver un reçu | 5 min | déjà rattaché | | Fermer le mois | 2 jours | 2 heures | | 250 lignes par mois | 12,5 h | 45 min | ### Erreurs évitées par les règles - Fournisseur récurrent : compte et taxes connus, appliqués chaque fois - Achat par carte rapproché de son reçu à 1 $ et 3 jours près - Dépôt égal au solde d'une facture ouverte : la facture passe à payée - Ligne sans règle : attend une explication, jamais devinée ### Échanges évités - Les courriels « as-tu le reçu de… ? » aux employés - Les allers-retours avec le comptable en fin d'année - Les relances pour les factures déjà payées Environ 12 heures par mois rendues à la direction, et un mois fermé en quelques jours. *Estimations d'après nos projets, pour une opération complète; vos volumes changent le total.* ## Sur mesure, à partir d'une base éprouvée Ce n'est pas un logiciel tout fait. Cette solution a déjà été construite et mise en production; votre projet part de ce code, puis tout est adapté à votre équipe : - **Vos intégrations** construites pour vos systèmes, par leur API, pas par un connecteur générique. - **Vos sources de données** vos courriels, votre ERP, vos fichiers Excel, tels qu'ils sont aujourd'hui. - **Vos règles** écrites en code avec votre équipe, puis vérifiées sur vos données du mois passé. - **Votre interface** les écrans, les approbations et les alertes dont votre équipe a besoin, rien de plus. Partir d'une base éprouvée, c'est un premier résultat sur vos données dès la première semaine. ## Ce que la solution comprend - Lecture des relevés de banque et de cartes, chaque nuit - Reçus et factures reçus par courriel, lus et classés - Règles par fournisseur : compte, TPS et TVQ séparées - Paiements de clients rapprochés de leurs factures ouvertes - Une file d'exceptions : ce qu'aucune règle n'explique attend une personne - Écritures inscrites dans votre comptabilité après approbation - Rappels des déclarations de TPS et de TVQ ## Systèmes déjà intégrés, par exemple - Comptabilité : QuickBooks, Zoho Books, ou votre ERP - Courriel : Microsoft 365 et Outlook, Google Workspace - Banques et cartes : relevés exportés ou fichiers de votre banque - Documents : PDF, photos de reçus, Excel Chaque intégration est construite pour vos systèmes. Le vôtre n'est pas dans la liste ? Nous l'intégrons par son API. ## Vos trois premiers sprints 1. **Connecter** Vos sources sont branchées et une première version tourne sur vos vraies données. 2. **Règles** Vos règles roulent sur le mois dernier et sont comparées à ce que l'équipe a fait à la main; chaque écart est expliqué. 3. **Mise en service** Une équipe l'utilise d'abord, avec un suivi de chaque décision, puis on élargit. ## Prix **1 500 $ CAD** par sprint, une semaine. Un sprint = une fonctionnalité utilisable. - **Prix fixe, connu d'avance** Pas de taux horaire, pas de dépassement. - **Des sprints à la demande** Arrêt avant le prochain cycle de facturation, sans pénalité. - **Vous gardez tout** Chaque fonctionnalité livrée est à vous, même si vous arrêtez. ## Nos engagements - **Du code chaque semaine** Chaque sprint livre quelque chose que votre équipe utilise. - **Tout vous appartient** Le code, la base de données, les serveurs. Aucune licence. - **Des règles vérifiables** Vos règles écrites en code, chaque décision journalisée. - **Prix fixe, arrêt en tout temps** Une fonctionnalité par semaine, sans contrat à long terme. ## Questions fréquentes ### Faut-il donner accès à notre compte bancaire ? Non. Le cerveau lit les relevés que vous exportez ou que la banque envoie; il ne se connecte pas à vos comptes et ne fait aucun paiement. ### Et si une ligne ne correspond à aucune règle ? Elle attend une personne, avec ce qui a été trouvé. Rien n'est deviné : une ligne inconnue n'est jamais inscrite sans approbation. ### Notre comptable externe peut-il s'en servir ? Oui. Il voit chaque écriture avec sa règle et sa pièce, et approuve ou corrige; la fin d'année se prépare au fil des mois. ### Combien de temps avant que ça fonctionne ? Le premier sprint lit vos relevés et vos reçus réels. Au deuxième, vos règles roulent sur le mois passé et chaque écart est expliqué. ### À qui appartient le code? À vous. Le code, la base de données et les serveurs sont à votre nom dès le premier sprint. Aucune licence, aucun frais par utilisateur. ### Faut-il changer d'ERP ou de logiciel comptable? Non. Nous travaillons autour de vos systèmes. S'il n'y a pas encore de logiciel comptable, QuickBooks ou Zoho Books suffisent comme registre. ### Que se passe-t-il si nous arrêtons? Rien ne se bloque. Vous gardez le code, les données et la documentation; une autre équipe peut reprendre. ## Questionnaire de découverte Deux questions pour préparer notre premier échange. Une minute. https://www.visiona.ca/solutions/tenue-de-livres#questionnaire ## Autres solutions - [Approbation des vacances et des congés](https://www.visiona.ca/solutions/approbation-vacances.md) - [Factures fournisseurs automatisées](https://www.visiona.ca/solutions/factures-fournisseurs.md) - [Répartition des techniciens](https://www.visiona.ca/solutions/repartition-techniciens.md) - [Signature électronique et gestion des contrats](https://www.visiona.ca/solutions/signature-electronique.md) - [Soumissions en quelques minutes](https://www.visiona.ca/solutions/soumissions.md)