# Soumissions en quelques minutes

> Trois options en quelques clics, taxes et subventions calculées, une soumission détaillée avec ses conditions que le client signe sur son téléphone, acompte compris, et la commande créée.

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**Pour qui** : Ventes, pour les entreprises qui vendent des installations ou des projets

Voir la démo : https://www.visiona.ca/solutions/soumissions/demo (Démo sur des données fictives.)

## Le problème

Chaque soumission est montée dans un tableur, copiée dans un document, puis envoyée en PDF.

- Des heures par soumission
- Des prix ou des taxes qui ne suivent pas
- Des clients qui attendent et signent ailleurs

## Ce que ça change

Le représentant monte trois options sur place ; le client choisit, signe et paie l'acompte en ligne.

- Une soumission envoyée le jour même
- Des prix et des taxes toujours justes
- La commande créée sans ressaisie

## Comment ça fonctionne

- Votre catalogue et vos prix sont lus dans votre système
- Vos règles calculent options, taxes et subventions
- Le client reçoit une page à son nom, détaillée, avec les conditions
- Il signe et paie l'acompte ; la commande est créée

## Cas d'usage anonymisé : Une entreprise d'installation résidentielle et commerciale, 60 soumissions par mois

Chaque soumission se monte dans un tableur, se copie dans un document, part en PDF par courriel, puis se relance à la main; la commande est ressaisie dans l'ERP une fois signée.

| Par transaction | Avant | Avec le cerveau |
|---|---|---|
| Monter une soumission à trois options | 45 min | 8 min |
| Calculer taxes et subventions | 10 min | automatique |
| Liste de relances du matin | 45 min | 0 min |
| Créer la commande après la signature | 15 min | automatique |
| 60 soumissions par mois | 70 h | 8 h |

### Erreurs évitées par les règles

- Prix du jour lus à la source, jamais recopiés
- Marge minimale par option : une soumission sous le seuil attend une approbation
- Subvention appliquée seulement à l'équipement et au programme admissibles
- Taxes, acompte et validité de la soumission (30 jours) calculés
- Relance proposée au bon moment, envoyée après l'accord d'une personne

### Échanges évités

- Les allers-retours de PDF par courriel pour une correction
- Les appels « avez-vous reçu la soumission ? » et « est-elle signée ? »
- La transmission de la commande signée à l'administration pour la saisie

Environ 60 heures par mois rendues aux ventes, et des soumissions envoyées le jour même.

*Estimations d'après nos projets, pour une opération complète; vos volumes changent le total.*

## Sur mesure, à partir d'une base éprouvée

Ce n'est pas un logiciel tout fait. Cette solution a déjà été construite et mise en production; votre projet part de ce code, puis tout est adapté à votre équipe :

- **Vos intégrations** construites pour vos systèmes, par leur API, pas par un connecteur générique.
- **Vos sources de données** vos courriels, votre ERP, vos fichiers Excel, tels qu'ils sont aujourd'hui.
- **Vos règles** écrites en code avec votre équipe, puis vérifiées sur vos données du mois passé.
- **Votre interface** les écrans, les approbations et les alertes dont votre équipe a besoin, rien de plus.

Partir d'une base éprouvée, c'est un premier résultat sur vos données dès la première semaine.

## Ce que la solution comprend

- Votre catalogue, vos prix et vos coûts sont lus dans votre système
- Jusqu'à trois options par soumission, montées en quelques clics
- Taxes, subventions et programmes calculés par vos règles
- Une page détaillée au nom du client, avec vos conditions, lisible sur téléphone
- Signature électronique et acompte en ligne
- La commande est créée dans votre ERP, sans ressaisie
- Les soumissions sans réponse sont relancées, après approbation d'une personne

## Systèmes déjà intégrés, par exemple

- ERP ou CRM : Epicor, Zoho, ou celui que vous utilisez déjà
- Comptabilité : QuickBooks, Zoho Books
- Courriel : Microsoft 365 et Outlook, Google Workspace
- Vos listes de prix Excel actuelles, pour démarrer

Chaque intégration est construite pour vos systèmes. Le vôtre n'est pas dans la liste ? Nous l'intégrons par son API.

## Vos trois premiers sprints

1. **Connecter** Vos sources sont branchées et une première version tourne sur vos vraies données.
2. **Règles** Vos règles roulent sur le mois dernier et sont comparées à ce que l'équipe a fait à la main; chaque écart est expliqué.
3. **Mise en service** Une équipe l'utilise d'abord, avec un suivi de chaque décision, puis on élargit.

## Prix

**1 500 $ CAD** par sprint, une semaine. Un sprint = une fonctionnalité utilisable.

- **Prix fixe, connu d'avance** Pas de taux horaire, pas de dépassement.
- **Des sprints à la demande** Arrêt avant le prochain cycle de facturation, sans pénalité.
- **Vous gardez tout** Chaque fonctionnalité livrée est à vous, même si vous arrêtez.

## Nos engagements

- **Du code chaque semaine** Chaque sprint livre quelque chose que votre équipe utilise.
- **Tout vous appartient** Le code, la base de données, les serveurs. Aucune licence.
- **Des règles vérifiables** Vos règles écrites en code, chaque décision journalisée.
- **Prix fixe, arrêt en tout temps** Une fonctionnalité par semaine, sans contrat à long terme.

## Questions fréquentes

### Nos prix changent souvent. Est-ce un problème ?

Non. Les prix sont lus à la source, dans votre système, au moment de monter la soumission : elle utilise toujours le prix du jour.

### Le client doit-il créer un compte ?

Non. Il reçoit un lien vers sa soumission, choisit son option, signe et paie l'acompte depuis son téléphone.

### Comment la signature électronique est-elle prouvée ?

Chaque soumission a son lien unique. La date, le document signé et la façon dont le signataire a été reconnu sont conservés, selon les principes de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information.

### Peut-on garder notre gabarit de soumission ?

Oui. La page du client reprend votre image, vos conditions et vos mentions; nous les transposons au premier sprint.

### À qui appartient le code?

À vous. Le code, la base de données et les serveurs sont à votre nom dès le premier sprint. Aucune licence, aucun frais par utilisateur.

### Faut-il changer d'ERP ou de logiciel comptable?

Non. Nous travaillons autour de vos systèmes. S'il n'y a pas encore de logiciel comptable, QuickBooks ou Zoho Books suffisent comme registre.

### Que se passe-t-il si nous arrêtons?

Rien ne se bloque. Vous gardez le code, les données et la documentation; une autre équipe peut reprendre.

## Questionnaire de découverte

Deux questions pour préparer notre premier échange. Une minute. https://www.visiona.ca/solutions/soumissions#questionnaire

## Autres solutions

- [Approbation des vacances et des congés](https://www.visiona.ca/solutions/approbation-vacances.md)
- [Factures fournisseurs automatisées](https://www.visiona.ca/solutions/factures-fournisseurs.md)
- [Répartition des techniciens](https://www.visiona.ca/solutions/repartition-techniciens.md)
- [Signature électronique et gestion des contrats](https://www.visiona.ca/solutions/signature-electronique.md)
- [Tenue de livres et rapprochement bancaire automatisés](https://www.visiona.ca/solutions/tenue-de-livres.md)