# Signature électronique et gestion des contrats

> Vos contrats partent de vos gabarits, se signent sur téléphone par un lien unique, se contresignent en un clic et sont classés avec leur preuve, sans frais par envoi.

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**Pour qui** : Direction, ventes et administration des entreprises qui signent des contrats chaque semaine

Voir la démo : https://www.visiona.ca/solutions/signature-electronique/demo (Démo sur des données fictives.)

## Le problème

Les contrats se montent dans Word, partent en PDF, reviennent signés à la main ou par un service payé à l'envoi, et se perdent dans les courriels.

- Des versions qui circulent sans qu'on sache laquelle est signée
- Des frais par envoi et par utilisateur
- Des échéances de renouvellement manquées

## Ce que ça change

Chaque contrat part du bon gabarit, se signe en une minute et se retrouve au dossier du client, avec sa preuve.

- Signé le jour même, sur téléphone
- Une seule version, scellée à l'envoi
- Les échéances rappelées à temps

## Comment ça fonctionne

- Le contrat est rempli depuis vos gabarits et les données du client
- Il part par un lien unique et expirant; le document est scellé
- Le signataire est reconnu par son compte ou par un code envoyé à son courriel
- Vous contresignez; la copie signée est envoyée et classée, avec sa preuve

## Cas d'usage anonymisé : Une entreprise de services, 40 contrats et avenants par mois

Les contrats de service et leurs avenants sont montés dans Word, envoyés en PDF, signés à la main, numérisés et classés dans des dossiers partagés; une partie passe par un service de signature payé à l'envoi.

| Par transaction | Avant | Avec le cerveau |
|---|---|---|
| Préparer un contrat | 30 min | 3 min |
| Obtenir la signature | 4 jours | le jour même |
| Classer la copie signée | 10 min | automatique |
| 40 contrats par mois | 27 h | 2 h |

### Erreurs évitées par les règles

- Le bon gabarit selon le type de client et la langue
- Montants et dates lus dans le dossier du client, jamais retapés
- Document scellé à l'envoi : aucune version ne circule
- Échéance de renouvellement rappelée 60 jours avant

### Échanges évités

- Les relances « avez-vous signé ? » par courriel et téléphone
- Les allers-retours de PDF pour une correction
- La recherche de la version signée au moment d'un litige

Environ 25 heures par mois rendues à l'administration, et aucun frais par envoi.

*Estimations d'après nos projets, pour une opération complète; vos volumes changent le total.*

## Sur mesure, à partir d'une base éprouvée

Ce n'est pas un logiciel tout fait. Cette solution a déjà été construite et mise en production; votre projet part de ce code, puis tout est adapté à votre équipe :

- **Vos intégrations** construites pour vos systèmes, par leur API, pas par un connecteur générique.
- **Vos sources de données** vos courriels, votre ERP, vos fichiers Excel, tels qu'ils sont aujourd'hui.
- **Vos règles** écrites en code avec votre équipe, puis vérifiées sur vos données du mois passé.
- **Votre interface** les écrans, les approbations et les alertes dont votre équipe a besoin, rien de plus.

Partir d'une base éprouvée, c'est un premier résultat sur vos données dès la première semaine.

## Ce que la solution comprend

- Gabarits de contrats, d'ententes et de bons de commande, en français et en anglais
- Lien de signature unique, expirant, limité à un seul document
- Signataire reconnu par son compte Microsoft ou par un code à usage unique
- Preuve conservée : empreinte du document, date, appareil, façon dont le signataire a été reconnu
- Contresignature en un clic, copie signée envoyée et classée au dossier
- Suivi : envoyé, ouvert, signé; relances au bon moment
- Échéances de renouvellement rappelées

## Systèmes déjà intégrés, par exemple

- Courriel : Microsoft 365 et Outlook, Google Workspace
- Identité : Microsoft Entra (vos employés), code par courriel (vos clients)
- Votre ERP ou CRM pour les données du client et la commande
- Documents : PDF scellés, classés dans l'application ou SharePoint

Chaque intégration est construite pour vos systèmes. Le vôtre n'est pas dans la liste ? Nous l'intégrons par son API.

## Vos trois premiers sprints

1. **Connecter** Vos sources sont branchées et une première version tourne sur vos vraies données.
2. **Règles** Vos règles roulent sur le mois dernier et sont comparées à ce que l'équipe a fait à la main; chaque écart est expliqué.
3. **Mise en service** Une équipe l'utilise d'abord, avec un suivi de chaque décision, puis on élargit.

## Prix

**1 500 $ CAD** par sprint, une semaine. Un sprint = une fonctionnalité utilisable.

- **Prix fixe, connu d'avance** Pas de taux horaire, pas de dépassement.
- **Des sprints à la demande** Arrêt avant le prochain cycle de facturation, sans pénalité.
- **Vous gardez tout** Chaque fonctionnalité livrée est à vous, même si vous arrêtez.

## Nos engagements

- **Du code chaque semaine** Chaque sprint livre quelque chose que votre équipe utilise.
- **Tout vous appartient** Le code, la base de données, les serveurs. Aucune licence.
- **Des règles vérifiables** Vos règles écrites en code, chaque décision journalisée.
- **Prix fixe, arrêt en tout temps** Une fonctionnalité par semaine, sans contrat à long terme.

## Questions fréquentes

### Une signature électronique est-elle valide au Québec ?

Oui, quand on peut démontrer qui a signé, quoi et quand. La solution suit les principes de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information : document scellé, signataire reconnu, preuve conservée.

### Le signataire doit-il créer un compte ?

Non. Il reçoit un lien, lit le document, confirme son identité par un code envoyé à son courriel, et signe sur son téléphone.

### Combien coûte chaque envoi ?

Rien. Le code vous appartient et tourne chez vous : pas de frais par envoi ni par utilisateur.

### Peut-on modifier un document après l'envoi ?

Non. Le document est scellé à l'envoi; un changement crée une nouvelle version, et l'ancien lien cesse de fonctionner.

### À qui appartient le code?

À vous. Le code, la base de données et les serveurs sont à votre nom dès le premier sprint. Aucune licence, aucun frais par utilisateur.

### Faut-il changer d'ERP ou de logiciel comptable?

Non. Nous travaillons autour de vos systèmes. S'il n'y a pas encore de logiciel comptable, QuickBooks ou Zoho Books suffisent comme registre.

### Que se passe-t-il si nous arrêtons?

Rien ne se bloque. Vous gardez le code, les données et la documentation; une autre équipe peut reprendre.

## Questionnaire de découverte

Deux questions pour préparer notre premier échange. Une minute. https://www.visiona.ca/solutions/signature-electronique#questionnaire

## Autres solutions

- [Approbation des vacances et des congés](https://www.visiona.ca/solutions/approbation-vacances.md)
- [Factures fournisseurs automatisées](https://www.visiona.ca/solutions/factures-fournisseurs.md)
- [Répartition des techniciens](https://www.visiona.ca/solutions/repartition-techniciens.md)
- [Soumissions en quelques minutes](https://www.visiona.ca/solutions/soumissions.md)
- [Tenue de livres et rapprochement bancaire automatisés](https://www.visiona.ca/solutions/tenue-de-livres.md)