# Factures fournisseurs automatisées > Les factures arrivent par courriel, l'IA les lit, vos règles les rapprochent du bon de commande et du bon de livraison, et une personne approuve en un clic avant l'envoi en comptabilité. Page: https://www.visiona.ca/solutions/factures-fournisseurs English: https://www.visiona.ca/en/solutions/supplier-invoices.md **Pour qui** : Comptabilité et achats, avec un ERP ou un logiciel comptable Voir la démo : https://www.visiona.ca/solutions/factures-fournisseurs/demo (Démo sur des données fictives.) ## Le problème Chaque facture est ouverte, lue et saisie à la main, puis comparée au bon de commande et au bon de livraison. - Des heures de saisie chaque semaine - Des écarts de prix ou de quantité découverts trop tard - Des factures en double payées deux fois ## Ce que ça change Les factures conformes passent seules ; votre équipe ne voit que les exceptions, avec la preuve et la règle qui les a signalées. - Saisie réduite à presque rien - Chaque écart expliqué avant le paiement - Chaque décision journalisée ## Comment ça fonctionne - Une boîte courriel dédiée reçoit les factures - L'IA extrait fournisseur, montants, taxes et lignes - Vos règles rapprochent commande, réception et facture - Une personne approuve, puis la facture est créée dans votre ERP ou votre logiciel comptable ## Cas d'usage anonymisé : Une PME de distribution, 170 factures fournisseurs par mois Les factures arrivent par courriel, en PDF. Une personne les tape dans le logiciel comptable, les compare au bon de commande et à la réception, puis court après les approbations. | Par transaction | Avant | Avec le cerveau | |---|---|---| | Saisir et vérifier une facture | 6 min | 30 s | | Régler un écart avec le fournisseur | 15 min | 3 min | | Faire approuver une facture | 1 à 2 jours | 1 clic | | 170 factures par mois | 17 h | 1,5 h | ### Erreurs évitées par les règles - Doublon arrêté : même fournisseur, même numéro ou même montant à quelques jours d'écart - Écart de prix de plus de 2 % ou quantité différente de la réception : signalé avec la preuve - TPS (5 %) et TVQ (9,975 %) recalculées sur chaque facture - Compte de dépense proposé d'après l'historique du fournisseur - Facture sans bon de commande au-dessus d'un seuil : approbation obligatoire ### Échanges évités - Les courriels internes « as-tu approuvé la facture de… ? » - Les appels de la comptabilité pour connaître le statut d'une facture - Les allers-retours avec le fournisseur sans chiffres précis : l'écart part avec la preuve Environ 15 heures par mois rendues à l'équipe, et les doublons arrêtés avant le paiement. *Estimations d'après nos projets, pour une opération complète; vos volumes changent le total.* ## Sur mesure, à partir d'une base éprouvée Ce n'est pas un logiciel tout fait. Cette solution a déjà été construite et mise en production; votre projet part de ce code, puis tout est adapté à votre équipe : - **Vos intégrations** construites pour vos systèmes, par leur API, pas par un connecteur générique. - **Vos sources de données** vos courriels, votre ERP, vos fichiers Excel, tels qu'ils sont aujourd'hui. - **Vos règles** écrites en code avec votre équipe, puis vérifiées sur vos données du mois passé. - **Votre interface** les écrans, les approbations et les alertes dont votre équipe a besoin, rien de plus. Partir d'une base éprouvée, c'est un premier résultat sur vos données dès la première semaine. ## Ce que la solution comprend - Une boîte courriel dédiée reçoit factures, bons de livraison et relevés, en PDF ou en image - L'IA lit le fournisseur, le numéro, les dates, chaque ligne et les taxes (TPS, TVQ) - Vos règles rapprochent le bon de commande, la réception et la facture - Les écarts de prix ou de quantité sont signalés, avec la preuve et la règle qui les a trouvés - Les doublons sont arrêtés avant le paiement - Une personne approuve en un clic; la facture est créée dans votre ERP ou votre logiciel comptable - Chaque décision est journalisée, avec le coût de l'IA par facture ## Systèmes déjà intégrés, par exemple - ERP : Epicor, ou celui que vous utilisez déjà - Comptabilité : QuickBooks, Zoho Books - Courriel : Microsoft 365 et Outlook, Google Workspace - Documents : PDF, images numérisées, Excel Chaque intégration est construite pour vos systèmes. Le vôtre n'est pas dans la liste ? Nous l'intégrons par son API. ## Vos trois premiers sprints 1. **Connecter** Vos sources sont branchées et une première version tourne sur vos vraies données. 2. **Règles** Vos règles roulent sur le mois dernier et sont comparées à ce que l'équipe a fait à la main; chaque écart est expliqué. 3. **Mise en service** Une équipe l'utilise d'abord, avec un suivi de chaque décision, puis on élargit. ## Prix **1 500 $ CAD** par sprint, une semaine. Un sprint = une fonctionnalité utilisable. - **Prix fixe, connu d'avance** Pas de taux horaire, pas de dépassement. - **Des sprints à la demande** Arrêt avant le prochain cycle de facturation, sans pénalité. - **Vous gardez tout** Chaque fonctionnalité livrée est à vous, même si vous arrêtez. **Comptes fournisseurs automatisés en 3 sprints, ou argent remis.** Au troisième sprint, vos factures fournisseurs reçues par courriel sont lues, rapprochées du bon de commande, approuvées et saisies dans votre comptabilité. Sinon, on vous rembourse. Nouveaux clients seulement. ## Nos engagements - **Du code chaque semaine** Chaque sprint livre quelque chose que votre équipe utilise. - **Tout vous appartient** Le code, la base de données, les serveurs. Aucune licence. - **Des règles vérifiables** Vos règles écrites en code, chaque décision journalisée. - **Prix fixe, arrêt en tout temps** Une fonctionnalité par semaine, sans contrat à long terme. ## Questions fréquentes ### L'IA peut-elle se tromper sur une facture ? Oui, c'est pourquoi elle ne décide pas seule. Elle lit la facture et donne son niveau de confiance; vos règles vérifient chaque montant contre le bon de commande et la réception. Une facture douteuse attend une personne, avec la preuve à l'écran. ### Faut-il des bons de commande ? Non. Avec des bons de commande, le rapprochement se fait à trois. Sans eux, les règles s'appuient sur l'historique du fournisseur : compte de dépense habituel, montants attendus, taxes. ### Que deviennent les factures qui ne correspondent pas ? Elles arrivent dans une file d'exceptions, avec l'écart chiffré et la règle qui l'a trouvé. Votre équipe corrige, approuve ou refuse en un clic, et la décision est journalisée. ### Combien de temps avant que ça fonctionne ? Le premier sprint lit vos vraies factures. Au troisième, elles sont rapprochées, approuvées et saisies dans votre comptabilité. C'est notre garantie : sinon, on vous rembourse. ### Nos factures quittent-elles notre environnement ? Non. Elles restent sur votre infrastructure. Seul le texte nécessaire à la lecture est envoyé au fournisseur d'IA, sous des conditions commerciales qui excluent l'entraînement de ses modèles. ### À qui appartient le code? À vous. Le code, la base de données et les serveurs sont à votre nom dès le premier sprint. Aucune licence, aucun frais par utilisateur. ### Faut-il changer d'ERP ou de logiciel comptable? Non. Nous travaillons autour de vos systèmes. S'il n'y a pas encore de logiciel comptable, QuickBooks ou Zoho Books suffisent comme registre. ### Que se passe-t-il si nous arrêtons? Rien ne se bloque. Vous gardez le code, les données et la documentation; une autre équipe peut reprendre. ## Questionnaire de découverte Deux questions pour préparer notre premier échange. Une minute. https://www.visiona.ca/solutions/factures-fournisseurs#questionnaire ## Autres solutions - [Approbation des vacances et des congés](https://www.visiona.ca/solutions/approbation-vacances.md) - [Répartition des techniciens](https://www.visiona.ca/solutions/repartition-techniciens.md) - [Signature électronique et gestion des contrats](https://www.visiona.ca/solutions/signature-electronique.md) - [Soumissions en quelques minutes](https://www.visiona.ca/solutions/soumissions.md) - [Tenue de livres et rapprochement bancaire automatisés](https://www.visiona.ca/solutions/tenue-de-livres.md)